مدتها چنین گمان می رفت كه تخت جمشید تنها به منظور نشان دادن زرق و برق قدرت داریوش و جانشینان وی و به ویژه برای برگزاری آیین های نوروزی بنا شده است. اكنون به كمك لوح های دیوانی می دانیم كه تخت جمشید مركز كل سازمان اداری پارس بوده و سررشته ای تمام در تخت جمشید به هم پیوسته است. مثلا یك كارمند در سفر، همیشه گذرنامه ای ممهور به همراه داشت. در این گذرنامه، آمده بود كه دارنده ی گذرنامه از سوی چه كسی ماموریت دارد، چه مسیری را طی می كند و چه میزان آرد، شراب، و همچنین گوشت برای مصرف شخصی خود و در صورت لزوم برای همراهان و همگاران و زیردستان باید دریافت كند. این هزینه ها ثبت میشد و چنین بود كه باید تصور كنیم در هر مركز حساب رسی و حتی در هر ایستگاه پستی (منزل) یك نفر عیلامی با گل تازه، آماده ی انجام وظیفه بوده است. نویسنده فورا كلوچه ای از گل برمی داشت و با دست هایش آن را به شكل لوح درمی آورد. اغلب اثر این دست های برگل فشرده شده دیده می شود. در برخی از این لوح ها، رد انگشتان گل كار نیز برجای مانده است. یك روی لوح با دست شكل گرفته، بر میزی كوبیده میشد،تا سطح دیگر آن هموار شود. تهیه لوح به عهده شاگردی بوده تا دست نویسنده به گل آلوده نشود. چند لوح استفاده نشده كه از ساختمانی درست روبروی عمارت خزانه ی تخت جمشید به دست آمده این برداشت را تایید می كند.
به كمك قلم مخصوص نشان میخی را بر لوح هنوز نرم می فشردند. كالای تحویل شده را به دقت ثبت می كردند. كارمند مسئول با مهر خود نوشته را تایید می كرد و دریافت كننده نیز نقش مهر خود را یا در قسمت پایین نبشته و یا اگر جای كافی نبود بر پشت لوح می گذارد.
بنابراین هر عضو دربار شاهنشاهی هخامنشی كه به نحوی با سازمان اداری سروكار داشت می بایستی همیشه مهر به همراه داشته باشد. از همین روی برخی از كارمندان مهر خود را از گردن می آویختند. این مهر اغلب به صورت زیور تزیینی كوچكی نیز كاربرد داشت.
اما برگردیم به مسافری كه مهرش را پس از دریافت جیره بر لوح زده است. او
علاوه بر این لوح باید دو لوح دیگر را نیز مهر میزد. زیرا از هر سند دو رونوشت نیز تهیه میشد. یك نسخه برای بایگانی محلی، نسخه ای برای بایگانی مركز بخش و سومی مستقیما به مركز در تخت جمشید فرستاده میشد. چنین است كه از هر لوحی كه در محل های مختلف تهیه شده، نمونه ای نیز در بایگانی تخت جمشید موجود است. این لوح ها نخست در تخت جمشید كنترل شده و سپس بایگانی میشد.
طبعا نگهداری این لوح ها چندان آسان نبود. نمی توانستند سوراخشان كنند و در پوشه قرار دهند! گمان می رود این لوح ها را بر اساس مكان و سال طبقه بندی كرده، در سبد می ریختند و سپس سبدها را در قفسه می گذاردند. برای جلوگیری از آشفتگی، هر سبدی برچسبی خاص داشت. تعدادی از این برچسب ها هم یافت شده است. تكه طنابی را به گوشه ای از سبد می بستند و سپس با خمیر برچسب را به طناب می چسباندند. روی هر برچسب نام كالای حواله های مربوطه، محل صدور سند، نام مامور مسئول و سال تحویل قید میشد. در مجموع این برچسب ها نوع محتوای هر سبد را مشخص می كرد .
به كمك قلم مخصوص نشان میخی را بر لوح هنوز نرم می فشردند. كالای تحویل شده را به دقت ثبت می كردند. كارمند مسئول با مهر خود نوشته را تایید می كرد و دریافت كننده نیز نقش مهر خود را یا در قسمت پایین نبشته و یا اگر جای كافی نبود بر پشت لوح می گذارد.
بنابراین هر عضو دربار شاهنشاهی هخامنشی كه به نحوی با سازمان اداری سروكار داشت می بایستی همیشه مهر به همراه داشته باشد. از همین روی برخی از كارمندان مهر خود را از گردن می آویختند. این مهر اغلب به صورت زیور تزیینی كوچكی نیز كاربرد داشت.
اما برگردیم به مسافری كه مهرش را پس از دریافت جیره بر لوح زده است. او
علاوه بر این لوح باید دو لوح دیگر را نیز مهر میزد. زیرا از هر سند دو رونوشت نیز تهیه میشد. یك نسخه برای بایگانی محلی، نسخه ای برای بایگانی مركز بخش و سومی مستقیما به مركز در تخت جمشید فرستاده میشد. چنین است كه از هر لوحی كه در محل های مختلف تهیه شده، نمونه ای نیز در بایگانی تخت جمشید موجود است. این لوح ها نخست در تخت جمشید كنترل شده و سپس بایگانی میشد.
طبعا نگهداری این لوح ها چندان آسان نبود. نمی توانستند سوراخشان كنند و در پوشه قرار دهند! گمان می رود این لوح ها را بر اساس مكان و سال طبقه بندی كرده، در سبد می ریختند و سپس سبدها را در قفسه می گذاردند. برای جلوگیری از آشفتگی، هر سبدی برچسبی خاص داشت. تعدادی از این برچسب ها هم یافت شده است. تكه طنابی را به گوشه ای از سبد می بستند و سپس با خمیر برچسب را به طناب می چسباندند. روی هر برچسب نام كالای حواله های مربوطه، محل صدور سند، نام مامور مسئول و سال تحویل قید میشد. در مجموع این برچسب ها نوع محتوای هر سبد را مشخص می كرد .
